L'ouverture d'une succession et la constitution du dossier
Tout d'abord, le notaire établit un rendez-vous d'ouverture de succession. Pendant ce rendez-vous, il fait le point avec les clients sur les dernières volontés du défunt, les héritiers, les reprises et récompenses, les donations antérieures, les assurances-vie, l'actif avec les biens immobiliers, les banques, les caisses de retraite, véhicules, … et le passif avec les aides sociales, les impôts, les frais funéraires, les factures, les prêts en cours.
Les clients ont rempli préalablement au rendez-vous un questionnaire d'état civil dans lequel il y a toutes les informations nécessaires à la création de l'héritier sur I Not. Le notaire les récupère avec tous les documents nécessaires au dossier.
Après le rendez-vous préalablement par les notaires pour l'ouverture de la succession, il faut informatiser le dossier papier en le rentrant sur I Not.
Tout d'abord, on crée le défunt en lui créant une fiche client. Cependant, il fait précédemment vérifier que le client n'était pas déjà client de l'étude pour ne pas le créer deux fois. Dans I Not, il faut rentrer : Le nom, les prénoms, la date et le lieu de naissance, la date et le lieu de décès, la date de l'acte de décès, le domicile ainsi que la situation matrimoniale.
Par la suite, on fait le même processus pour créer les héritiers. Il faut entrer le nom, les prénoms, date et lieu de naissance, ainsi que le domicile et la situation matrimoniale.
Après avoir créé le défunt et les héritiers, on va prendre tous les documents que le notaire a récupérés lors du 1er rendez-vous et les scanner pour les rentrer informatiquement sur I Not.
Les documents scannés sont après renommés puis classés dans le dossier I Not du client dans différent sous-dossier tel que « état civil », « actif », « passif ».
Une fois tout scanné et classé, on fait l'inventaire de toutes les pièces que les clients ont données et ceux qui manquent.
On crée un post-it à l'attention du collaborateur avec toutes les informations manquantes au dossier à demander au client.
Ensuite, on va aller récupérer les informations que l'on peut aller chercher nous-même tel que les aides sociales de la Métropole de Lyon et les aides sociale départemental. On fait les demandes sur différents sites, puis on réalise une capture d'écran du résultat de la recherche pour le joindre au dossier.
On va par la suite réaliser des recherches sur les sites de FICOVIE, c'est le fichier qui recense, sur la base des déclarations faites par les entreprises d'assurance et organismes assimilés, les contrats de capitalisation ou les placement de même nature, notamment les contrats d'assurance-vie, dont le montant est supérieur ou égal à 7500€.
On va également faire des recherche sur FICOBA, c'est le fichier qui recense, sur la base des déclarations faites par les établissements bancaires, l'ensemble des comptes bancaires ou assimilés (comptes postaux, comptes épargne).
Après avoir fait toutes les recherches et le dossier sur I Not, on organiser le dossier papier dans les sous-pochettes de couleur en séparant tout ce qui concerne l'état civil, l'actif et le passif.
Bilan : C'est une activité où il faut être très rigoureux dans son travail. Il ne faut pas se tromper dans la création du fichier client, car chaque erreur peut avoir une incidence sur l'acte rédigé par la suite. Les erreurs peuvent poser des problèmes lors de l'enregistrement des actes. Il faut également bien faire une liste des documents reçu pour vérifier qu'il n'en manque pas.